xCloud SOLUTIONS S.A.S.

Vigencia: 01 de marzo de 2022
Última actualización: 12 de enero de 2026

1. OBJETIVO

Establecer las reglas, pautas y criterios generales para el tratamiento de datos personales de los grupos de Interés tales como empleados, clientes, proveedores contratistas entre otros, que hacen parte de las bases de datos que están bajo la responsabilidad de xCloud SOLUTIONS S.A.S. de acuerdo con la ley 1581 de 2012 y decreto reglamentario 1377 de 2013.

2. DEFINICIONES

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el responsable del tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Público: Dato calificado como tal según la ley o la Constitución Política.
• Dato Privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
• Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Encargado del Tratamiento: Persona que realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del Tratamiento: Persona que decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).
• Imagen: Representación externa de una persona, constituye un dato personal.

3. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

xCloud SOLUTIONS S.A.S. podrá hacer uso de los datos personales para:

1. Ejecutar la relación contractual con clientes, proveedores y trabajadores, incluido el pago de obligaciones
2. Proveer los servicios y/o productos requeridos
3. Informar sobre nuevos productos, servicios y cambios
4. Evaluar la calidad del servicio y realizar estudios internos
5. Enviar información comercial, publicitaria o promocional
6. Desarrollar procesos de selección, evaluación y vinculación laboral
7. Soportar procesos de auditoría interna o externa
8. Registrar información de empleados y/o pensionados
9. Compartir datos con empresas filiales, vinculadas o subordinadas
10. Control y prevención de fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo

4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

1. Principio de finalidad: El tratamiento obedece a una finalidad legítima informada al titular.
2. Principio de libertad: Requiere consentimiento previo, expreso e informado del titular.
3. Principio de veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
4. Principio de transparencia: Garantiza el derecho del titular a obtener información sobre sus datos.
5. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos no estarán disponibles públicamente sin control técnico.
6. Principio de seguridad: Se manejarán medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos.
7. Principio de confidencialidad: Obligación de mantener confidencial toda la información personal.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1. Derecho de acceso: Consultar datos personales gratuitamente al menos una vez cada mes calendario
2. Derecho de actualización, rectificación y supresión: Solicitar actualización, rectificación y/o supresión de datos
3. Derecho a solicitar prueba de la autorización
4. Derecho a ser informado: Sobre el uso del dato personal
5. Derecho a presentar quejas: Ante la Superintendencia de Industria y Comercio
6. Derecho a requerir cumplimiento: De órdenes emitidas por la SIC
7. Derecho a acceder gratuitamente: A los datos personales que son objeto de tratamiento

Nota: Los titulares y sus representantes deberán demostrar identidad y calidad. Los derechos de menores serán ejercidos por sus representantes legales.

6. DEBERES DEL RESPONSABLE

• Garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada
• Informar de manera clara sobre finalidad y derechos
• Adoptar medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los registros
• Informar a solicitud del titular sobre el uso de sus datos
• Tramitar consultas y reclamos en los términos señalados
• Cumplir principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad

7. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER DERECHOS

Los titulares pueden solicitar actualización, rectificación, supresión o revocatoria de autorización. La petición debe contener:

• Identificación del titular
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
• Dirección y documentos de soporte

Términos de respuesta:

• Si el reclamo está incompleto: 5 días para requerir al interesado
• Si no se subsana en 2 meses: Se entiende desistido el reclamo
• Leyenda "reclamo en trámite": Se incluye en máximo 2 días hábiles
• Término máximo de respuesta: 15 días hábiles desde recibo del reclamo completo
• Prórroga excepcional: 8 días hábiles adicionales informando motivos

8. ÁREA RESPONSABLE Y CONTACTO

El ÁREA ADMINISTRATIVA de xCloud SOLUTIONS S.A.S. es responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos.

9. BASES DE DATOS IDENTIFICADAS

xCloud SOLUTIONS S.A.S. cuenta con bases de datos en archivo digital y físico:

1. Archivo físico de Hojas de vida de empleados
2. Archivo Digital con información de Clientes
3. Base de Datos Software Siigo con información de Proveedores y Contratistas

Nota: Las Bases de Datos serán actualizadas cada 6 meses. Las áreas encargadas deberán revisar y enviar las bases de datos actualizadas al Oficial de Seguridad dentro de los primeros 10 días hábiles de cada semestre.

10. LIMITACIONES TEMPORALES

Los datos personales se conservarán hasta por diez (10) años contados a partir de la fecha del último tratamiento, para permitir el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales, especialmente en materia contable, fiscal y tributaria.

11. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

Esta política aplicará a partir del 01 de marzo de 2022. La información suministrada permanecerá almacenada por el término de diez (10) años desde el último tratamiento. xCloud SOLUTIONS S.A.S. podrá modificar esta política en cualquier momento de forma unilateral.

12. AUTORIDADES DE CONTROL

Si considera que sus derechos no han sido atendidos adecuadamente, puede presentar una reclamación ante:

• Colombia: Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)
• España: Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)